Kick-off: Guter Start in ein neues Projekt

 
Sie planen ein neues Projekt und möchten, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind, bevor es losgeht? Um ein Projekt bestmöglich vorzubereiten und zu planen, beginnt man es am besten mit einem Kick-off. Wir sagen Ihnen, wie man so ein Meeting plant, wen Sie einladen sollten und was es beim Timing zu beachten gibt.

Der Begriff „Kick-off“ kommt ursprünglich aus dem American Football und bezeichnet den Anstoß, der das Spiel eröffnet. Im Projektmanagement steht er für das erste offizielle Treffen aller Projektbeteiligten vor Arbeitsbeginn an einem neuen Projekt. Wie beim Football markiert das Kick-off Meeting den Startschuss – hier für die gemeinsame Projektarbeit. Wie das Meeting besonders gut gelingt und wirklich produktiv wird, erfahren Sie hier.

Warum ist ein Kick-off wichtig?

Ein professionell durchgeführtes Kick-off Meeting erfüllt gleich mehrere wichtige Aufgaben. Sämtliche am Projekt Beteiligten treffen sich und erhalten ein gemeinsames Verständnis für die Projektziele. Die Rollen und Verantwortlichkeiten werden von Beginn an klar definiert, sodass jeder seine Aufgaben kennt. Besonders wertvoll ist auch der persönliche Austausch: Die Teammitglieder lernen sich kennen und bauen eine Beziehung zueinander auf, was wichtig ist, wenn man gut und produktiv zusammenarbeiten will und muss.  

Verbindliche Spielregeln für die Zusammenarbeit werden gemeinsam festgelegt. Das schafft Orientierung und vermeidet spätere Missverständnisse. Potenzielle Risiken können frühzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen geplant werden. Nicht zuletzt dient das Kick-off der Motivation: Ein gelungener Start schweißt das Team zusammen und schafft Vorfreude auf die gemeinsame Aufgabe.

So planen Sie ein Kick-off

Zu den wichtigsten Punkten für die Planung eines guten Kick-off Meetings gehört nicht nur eine vollständige und logische Teilnehmerbestimmung, sondern auch die Wahl des passenden Termins. Idealerweise setzen Sie das Kick-off etwa ein bis zwei Wochen vor dem eigentlichen Projektstart an. Zu diesem Zeitpunkt sind die grundlegenden Rahmenbedingungen bereits festgelegt und alle wichtigen Teammitglieder und deren Aufgaben bekannt. Gleichzeitig besteht noch ausreichend Spielraum für Anpassungen, falls sich im Meeting neue Aspekte ergeben.

Wer sollte am Kick-off teilnehmen?

Bestimmen Sie die Projektleitung, sie übernimmt die Moderation und Steuerung des Meetings. Das gesamte Kernteam sollte anwesend sein, um von Anfang an eingebunden zu werden. Falls vorhanden, sollte auch der Auftraggeber bzw. Projektsponsor anwesend sein, seine Teilnahme unterstreicht die Bedeutung des Projekts. Weitere wichtige Entscheider aus dem Unternehmen sowie relevante externe Partner oder Dienstleister vervollständigen die Runde.

Wie läuft ein gutes Kick-off ab?

Der Start des Meetings prägt die gesamte Atmosphäre. Eine persönliche Vorstellungsrunde ermöglicht es allen Teilnehmern, sich kurz zu präsentieren. Gezielte Eisbrecher-Übungen lockern die Stimmung auf und fördern die Teambildung. Die Projektleitung sollte bewusst eine positive und konstruktive Atmosphäre schaffen.

Es folgt eine ausführliche Vorstellung des Projektes. Erläutern Sie den Hintergrund und die Entstehungsgeschichte des geplanten Projektes, sodass alle den Kontext verstehen. Kommunizieren Sie die Vision und strategischen Ziele klar. Besonders wichtig ist auch die Darstellung des erwarteten Nutzens für das Unternehmen – das motiviert und schafft Identifikation mit dem Projekt.

Als Nächstes sollten Sie als Kick-off Moderator die Projektstruktur vorstellen und die verschiedenen Rollen im Team definieren. Der Zeitplan fürs Projekt mit allen wichtigen Meilensteinen gibt den Rahmen vor. Auch Budget und verfügbare Ressourcen müssen transparent gemacht werden. Mögliche Risiken und Herausforderungen werden offen angesprochen und Lösungsansätze diskutiert.

Für die tägliche Zusammenarbeit braucht es auch klare Regeln. Die Kommunikationswege sollten also im Rahmen des Kick-off-Meetings festgelegt werden: Welche Kanäle nutzen wir? Wie oft finden Meetings statt? Auch die eingesetzten Tools und Methoden müssen allen bekannt sein. Besonders wichtig ist die Vereinbarung zur Dokumentation: Wie werden Entscheidungen und Ergebnisse festgehalten?

Tipps für die erfolgreiche Durchführung des Kick-offs

Eine detaillierte Agenda bildet das Grundgerüst für einen strukturierten Ablauf. Planen Sie bewusst Zeit für Diskussionen und Fragen ein – oft entstehen hier die wertvollsten Erkenntnisse. Achten Sie als Moderator auf ausgewogene Redezeiten und beziehen Sie auch zurückhaltende Teilnehmer aktiv ein. Die wichtigsten Punkte und Projektmeilensteine visualisieren Sie am besten kurz und prägnant in einer PowerPoint-Präsentation oder noch besser auf einem Flipchart: Fassen Sie regelmäßig die Ergebnisse zusammen, um das gemeinsame Verständnis zu sichern.

Sorgen Sie für einen guten Rahmen. Wählen Sie einen geeigneten Raum mit ausreichend Platz und guter Ausstattung. Eine angemessene Verpflegung sorgt für das leibliche Wohl. Regelmäßige Pausen helfen, die Konzentration hochzuhalten. Fördern Sie die aktive Beteiligung aller Teilnehmer durch interaktive Elemente. Bleiben Sie auch bei kontroversen Diskussionen lösungsorientiert.

Was passiert nach dem Kick-off?

Die Nachbereitung ist ebenso wichtig, wie das Meeting selbst. Verschicken Sie zeitnah ein ausführliches Protokoll an alle Teilnehmer. Dokumentieren Sie getroffene Entscheidungen klar und nachvollziehbar. Die vereinbarte To-do-Liste sollte Verantwortlichkeiten und Termine enthalten. Planen Sie bereits Follow-up-Meetings zur Nachverfolgung der Ergebnisse. Stellen Sie alle relevanten Unterlagen zentral zur Verfügung, damit jeder darauf zugreifen kann.

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