Online-Meetings: Diese Etikette-Regeln sollten Sie kennen
Online-Meetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch wie verhält man sich professionell im virtuellen Raum? Diese 10 Etikette-Regeln helfen Ihnen, in jedem Online-Meeting zu glänzen.
Virtuelle Meetings sind zu einem festen Bestandteil unseres beruflichen Alltags geworden. Während zu Corona-Zeiten anfangs viele Unsicherheiten bezüglich der richtigen Etikette herrschten, haben sich mittlerweile klare Verhaltensregeln herauskristallisiert. Diese helfen nicht nur dabei, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, sondern tragen auch wesentlich zur Effizienz und zum Erfolg von Online-Zusammenkünften bei. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die wichtigsten Etikette-Regeln für virtuelle Meetings werfen.
Regel 1: Gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel
Eine sorgfältige Vorbereitung ist das A und O für ein erfolgreiches Online-Meeting. Dazu gehört nicht nur, sich inhaltlich mit dem Thema vertraut zu machen, sondern auch die technischen Aspekte zu berücksichtigen. Testen Sie Ihre Kamera, Ihr Mikrofon und Ihre Internetverbindung rechtzeitig vor dem Meeting. Stellen Sie sicher, dass Ihr Hintergrund aufgeräumt und professionell wirkt. Bereiten Sie alle notwendigen Unterlagen vor und haben Sie sie griffbereit. Eine gute Vorbereitung vermittelt Professionalität und Respekt gegenüber den anderen Teilnehmenden. In der virtuellen Welt ist Pünktlichkeit genauso wichtig wie bei persönlichen Treffen. Loggen Sie sich am besten einige Minuten vor dem offiziellen Beginn ein, um eventuelle technische Probleme noch beheben zu können.
Regel 2: Kamera an oder aus?
Oft ist die Frage bei Online-Meetings: Soll man die Kamera anmachen oder auslassen? Generell gilt: Bei kleineren Meetings ist es höflich, die Kamera anzumachen. Eine eingeschaltete Kamera zeigt Interesse und stärkt die persönliche Verbindung. Bei großen Meetings mit vielen Teilnehmern sollten Kameras jedoch ausgeschalten werden – denn die Belastung für die Internetverbindung wäre sonst zu groß. Wenn Sie sich nicht sicher sind, orientieren Sie sich am besten an den anderen Teilnehmern – oder fragen Sie einfach nach!
Regel 3: Angemessene Kleidung fürs Online-Meeting wählen
Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie für Online-Meetings angemessene Kleidung wählen. Die Garderobe muss nicht unbedingt so formal sein wie im Büro, sollte aber dennoch professionell wirken. Im Pyjama zum Online-Meeting zu kommen, ist ein No-Go! Eine bequeme Jogginghose zu einem professionellen Oberteil ist jedoch okay. Ein gepflegtes Erscheinungsbild unterstreicht Ihre Professionalität und zeigt Respekt gegenüber den anderen Teilnehmenden. Es zeigt, dass Sie ihre Arbeit ernst nehmen – auch im Home Office.
Regel 4: Auf die richtige Beleuchtung achten
Eine gute Beleuchtung ist entscheidend für Ihren visuellen Auftritt im Online-Meeting. Positionieren Sie sich so, dass Ihr Gesicht gut ausgeleuchtet ist, idealerweise mit natürlichem Licht von vorne. Am besten ist es, wenn Sie mit dem Gesicht in Richtung Fenster sitzen. Vermeiden Sie Gegenlicht, das Sie zu einem dunklen Schattenriss macht. Eine angemessene Beleuchtung sorgt dafür, dass Sie klar und deutlich zu sehen sind, was die Kommunikation erheblich verbessert.
Regel 5: Körpersprache und Blickkontakt auch in Online-Meetings
Auch wenn Sie nicht physisch im selben Raum sind, spielt Körpersprache eine wichtige Rolle. Sitzen Sie aufrecht und zeigen Sie durch Ihre Haltung, dass Sie aufmerksam und engagiert sind. Versuchen Sie, direkten Blickkontakt zu simulieren, indem Sie in die Kamera schauen, besonders wenn Sie sprechen. Dies vermittelt den Eindruck, dass Sie Ihre Gesprächspartner direkt ansehen, und fördert eine persönlichere Atmosphäre. Ablenkungen wie Handy oder Arbeit sind während dem Meeting Tabu!
Regel 6: Mikrofon-Etikette beachten
Eine der wichtigsten Regeln in Online-Meetings ist die richtige Handhabung des Mikrofons. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Denken Sie daran, die Stummschaltung aufzuheben, bevor Sie das Wort ergreifen. Sprechen Sie klar und deutlich, aber vermeiden Sie es zu schreien. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie gut zu verstehen sind, fragen Sie kurz nach. Damit es nicht zu Rückkopplungen kommt, sollten Sie am besten Kopfhörer mit einem eingebauten Mikrophon benutzen!
Regel 7: Nachbereitung des Online-Meetings nicht vergessen
Ein oft vernachlässigter Aspekt der Meeting-Etikette ist die Nachbereitung. Fassen Sie die wichtigsten Punkte und Entscheidungen des Meetings zusammen und teilen Sie diese mit allen Beteiligten. Klären Sie offene Fragen und definieren Sie nächste Schritte. Ein gut strukturiertes Follow-up sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden auf demselben Stand sind und die besprochenen Punkte effektiv umgesetzt werden können.
Virtuelle Zusammenkünfte mögen zwar anders sein als persönliche Treffen, aber mit der richtigen Herangehensweise können sie genauso effektiv und produktiv sein. Indem Sie diese Regeln beherzigen, tragen Sie dazu bei, eine positive und respektvolle Atmosphäre zu schaffen, in der effiziente Kommunikation und erfolgreiche Zusammenarbeit gedeihen können. Letztendlich geht es darum, die Technologie zu nutzen, um menschliche Verbindungen zu stärken und gemeinsam Ziele zu erreichen – auch wenn wir räumlich getrennt sind.
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