Krankenstand und Datenschutz: Was darf der Chef wissen?

Krankenstände sind für Unternehmen oft ein heikles Thema. Viele Arbeitgeber möchten gerne mehr über die Gründe und Dauer des Krankenstandes ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen. Doch der Datenschutz setzt hier klare Grenzen. Erfahren Sie, welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Bezug auf Krankenstand und Datenschutz haben. Grundsätzlich gilt jedenfalls: : Transparenz ja – Diagnose nein!

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen, seit einigen Jahren steht auf der Krankmeldung durch den Arzt als Grund der Arbeitsbefreiung lediglich „Krankheit“. Nicht mehr und nicht weniger. Eine genaue Diagnose ist aus Datenschutzgründen schlichtweg nicht erlaubt. Oder?

Meldepflicht bei Krankenstand: Das müssen Arbeitnehmer beachten

Wenn Sie arbeitsunfähig erkranken, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihren Arbeitgeber unverzüglich zu informieren. Empfehlenswert ist eine Meldung zu Arbeitsbeginn oder noch davor. Als Arbeitnehmer müssen Sie also:

• Ihre Arbeitsunfähigkeit sofort mitteilen
• die voraussichtliche Dauer des Krankenstands angeben
• auf Verlangen eine ärztliche Bestätigung vorlegen – auch bei kurzen Krankenständen

Damit kommt der Arbeitnehmer sowohl arbeits- als auch datenschutzrechtlichen Pflichten nach.

Welche Daten darf der Arbeitgeber erfassen?

Arbeitgeber sind berechtigt, bestimmte Daten aus Ihrer Krankenstandsmeldung zu verarbeiten. Das Erlaubte bewegt sich aber in recht engem Rahmen. So sind die Aufnahme des Beginns und der Dauer des Krankenstandes sowie das Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit zulässig. Unzulässig sind hingegen: Diagnosen oder Krankheitsursachen, Details zu Behandlungen oder Untersuchungen, Rankings, personenbezogene Auswertungen, Vergleiche unter Mitarbeitern sowie die Weitergabe sensibler Gesundheitsdaten an Vorgesetzte oder Abteilungen. Übrigens: Auch psychische oder chronische Krankheiten müssen nicht offengelegt werden. Der Arbeitgeber darf lediglich die Arbeitsunfähigkeit kennen, nicht aber deren Grund.

Krankenstände auswerten: Was erlaubt ist – und was nicht

Die österreichischen Datenschutzbestimmungen setzen hier klare Grenzen. Gesundheitsdaten gehören laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu den besonders sensiblen Daten. Daher dürfen Arbeitgeber diese Daten nur in dem Rahmen verarbeiten, wie es für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Eine Weitergabe an Vorgesetzte oder Dritte ist nur mit Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters möglich.

Anonymisierte, statistische Auswertungen (z. B. durchschnittliche Krankenstandsdauer im Unternehmen) sind also durchaus erlaubt. Nicht erlaubt sind aber personenbezogene Listen, Rankings innerhalb der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Nutzung der Daten zur Leistungsbeurteilung. Sprich: „Der oder die ist selten krank, also ein „besserer“ Mitarbeiter.“ Führungskräfte dürfen nicht zuletzt aus diesen Gründen auch keine Einsicht in Listen über Krankenstände mit individuellen Namen erhalten.

Überwachung im Krankenstand: Ist das erlaubt?

Manche Arbeitgeber sind versucht, die Angaben ihrer Mitarbeiter durch Nachforschungen zu kontrollieren bzw. zu überwachen. Dabei ist auch hier die rechtliche Situation sehr klar. Der Einsatz von Detektiven, GPS-Ortung oder sonstigen Überwachungsmethoden sind klar rechtswidrig. Auch eine „heimliche Kontrolle“ widerspricht dem Grundsatz des Datenschutzes.

Krankenstand bei chronischen und psychischen Erkrankungen

Wenn Sie als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer unter einer chronischen Erkrankung leiden, müssen Sie das Ihrem Arbeitnehmer nicht offenlegen, außer die Krankheit beeinträchtigt unmittelbar die Arbeitsfähigkeit oder Sicherheit am Arbeitsplatz.

Im Falle einer psychischen Erkrankung gilt: Keine Offenlegungspflicht! Eine allgemeine Mitteilung über den Krankenstand reicht aus. Der Arbeitgeber darf nicht nach Diagnose oder den Ursachen für den Krankenstand fragen – er erhält, und damit wären wir wieder am Beginn unserer Ausführungen in diesem Ratgeber-Artikel lediglich die Information über Dauer und Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit.

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